【テンプレ付き】受理される正しい行政回答確認書の書き方

行政回答確認書とは？

こんにちは、文章メーカー管理官の野村です。

今回は以前にご紹介した行政トラブルや住民監査請求の際に欠かせない、行政回答確認書をご紹介していきます。

まず、はじめに、、、

行政回答確認書が無ければ行政トラブルは解決しません。

これは本当に盛っていません。それもそのはずで、これがほぼ唯一の証拠ですので、実際にこれがなかったら話にならないんですよね。

第一に、証拠がない裁判なんて確実に負けますし、監査請求を申請する際にもこの証拠がないとまず棄却されます。

それくらい大切な書類になってきますので、お付き合いのほどよろしくおねがいします。

行政回答確認書が使われる場面

1. 行政が“口頭だけ” で処理しようとするとき（最もよく使う）

行政の性質として、とにかく記録が残る書面を嫌う傾向はあります。

• 「口頭で説明しましたよね？」

• 「上のものに確認します。」

• 「文書では出せません」

こういうときに行政回答確認書を出すと、行政は書面で回答せざるを得なくなり、その瞬間に責任の所在が固定され、後から「言ってない」「そんな説明してない」を封じることができます。

これが主に最も効果の高い場面だと思っていただいて構いません。

2. 行政ミスや担当者の誤案内が疑われるとき 例：

• 補助金の説明が誤っていた

• 担当者の案内が矛盾していた

• 口頭で言ってる内容と条例が違う

• 必要な案内をされていない

• 手続きを逃したのが窓口のミスっぽい

こういった場合、行政回答確認書により、「あなたの説明はこうでしたよね？」と文書化することができます。

また、これにより行政がそれを否定すると、庁内で責任問題になるので否定することはできません。

そして、誤案内だった事実が残ることになります。

3. 行政が「書面を故意に避けている」と感じたとき

行政は以下のパターンで逃げることが多いです。

• 「文書ではお返しできないんです…」

• 「口頭で説明したということで…」

• 「うちの担当ではないので文書では出しません」

これは危険信号です。

行政回答確認書を出すと：

✔ 書面で回答する義務が発生 ✔ 説明の齟齬が「職員の責任」として残る ✔ 行政の逃げ道を潰せる

こういったふうに、まず状況や証拠を固定できるのが主な使い方です。

4. 言った・言わないの争いを防ぐため 私の体験や周囲の方々から聞く話の行政トラブルのだいたい90％はこの言った言わないが原因となってきます。

• 行政回答確認書には、

• 説明された日時

• 説明した職員名

• 説明の内容

• その結果どういう不利益が出たか

を残すことが可能です。

ですので、後から揉めたときに絶対的な証拠になります。

5. 行政の判断・見解の公式化が必要なとき

行政は時々、法律や条例の解釈を勝手に変えることがあります。

どういうことかというと、主に窓口の方々の対応によるトラブルですね。

これも正直仕方がないところはあると思うのですが、基本的に窓口の職員は法律や条例すべてを覚えているわけでもありませんし理解していることも少ないです。

ですので、こういうときは行政回答確認書は行政の法解釈を公式文書に固定する役割を持ちます。

例えば、

• 本来は条例で補助金対象なのに「対象外」と言われた

• 条例と説明が食い違う

• 手続き義務を行政が果たしていない

• 「そんな規定はありません」と言われた

行政回答確認書で書面回答を要求すると：

✔ 役場は内部で必ず“根拠の確認”が行われる ✔ 担当者の勝手な裁量はできなくなる

これはとても強く、まさに行政回答確認書のパワーが発揮されるところでもあります。

6. 今後の行政監査・住民監査請求の準備資料にしたいとき

別記事でお話しました、住民監査請求で最重要なのは、書面の証拠になります。

行政回答確認書は：

• 行政の見解

• 事実関係

• 行政側の説明

• 不作為や矛盾の証拠

これらの一次資料になりますので非常に強力な証拠なのです。

言わば、監査請求書に添付する最強の資料です。

7. 行政が内部で隠蔽しようとしている気配があるとき

書面を嫌う行政は、トラブルがあっても、記録に残らない形で処理したいと考えることが往々にしてあります。

隠蔽、責任逃れが疑われるときは、行政回答確認書を出すことで、行政内部で書面審査が動き、説明が公式化され、担当者が勝手にもみ消したりすることができなくなります。

行政回答確認書はその逃げ道を塞ぐ装置みたいなものです。

行政回答確認書の書き方（テンプレ付き）

さて、ここまで説明させていただきましたが、行政回答確認書が以下に大切で強力な書類ということが伝わりましたでしょうか？

その書き方ですが、決して難しくはないので安心してくださいませ。

書き方といっても、事実ベースで書いていきますので、テンプレート活用が有効で効率的です。

こちらがテンプレートになりますので、ぜひご活用くださいませ。

行政回答確認書の提出方法

結論から申し上げますと、、、

• 郵送（簡易書留）

• 窓口へ持参し受領印をもらう

この二つだけだと思っていただいたほうが安全です。それ以外は基本的にNG。

そして、必ず必要なのが、

必ずコピーに「受領印」をもらう

この受領印がないと、後から争いになった場合に、「役所はそういった書類を確認していない」と言われてしまえば効力がなくなってしまいます。

終わりに

以上が行政回答確認書の説明と書き方と提出の仕方になります。

これは決して行政と争うためのものではなく、行政の公式見解を確認するためのもので、なにも遠慮することはないです。

むしろ、大きなお金が関わる手続きが多い方もこういった公式見解を頂戴することにより、本来払わなくてよかったお金を払うなんてことを予防できるわけですから、なにか不自然に思った場合は必ずしましょう。

以上になりますが、更に透明性を求める場合は住民監査請求を実施することも有効です。