【コピペOK】相手が法人の場合の返金請求文

相手が法人の場合に返金請求で意識すべき前提

返金請求テンプレの全体ガイド

返金請求の相手が**会社・事業者（法人）**である場合、個人相手と同じ感覚で文面を書くと、処理が止まったり無視されやすくなります。
法人対応で最も重要なのは、感情ではなく社内処理に乗る形で書くことです。

個人対応と法人対応の違いを理解する

法人は、以下の点で個人と決定的に異なります。

担当者個人の判断では動けない
文面は社内で共有・回覧される
「誰が見ても分かる」ことが前提になる

そのため、
感情的な訴え・交渉口調・個人的事情の説明は、処理を遅らせる原因になります。

社内処理前提の文書形式を捉える

法人向け返金請求文は、
「相手に気持ちを伝える文章」ではなく、
社内の事務処理を進めるための書類です。

契約内容が特定できる
返金根拠が明確
金額・期限が一目で分かる

この3点が揃っていれば、
担当者は上司・経理・法務に回しやすくなります。

法人相手の返金請求文の立ち位置

感情を出さずに返金請求する書き方

法人相手の場合、返金請求文の立ち位置は明確です。

感情表現と事務連絡を見比べる

法人対応では、次の表現は逆効果になりがちです。

憤り・失望・不誠実といった感情語
責任追及や非難
長い経緯説明

一方で有効なのは、

事実
数値
期限

事務連絡として完結している文章ほど、対応は早くなります。

交渉文ではなく依頼文として位置づける

法人相手の返金請求は、
「条件を探る交渉」ではありません。

返金を求める意思
その根拠
処理期限

を明確にした正式な依頼文として書くことで、
社内処理に回りやすくなります。

法人向け返金請求文で外せない要素

法人対応では、要素不足＝未処理につながります。

契約内容と請求根拠を明確にする

必ず以下を明記します。

契約名・サービス名
契約日または利用日
返金を求める理由（事実ベース）

「説明と内容が異なる」「未提供」など、
評価ではなく事実として書くのがポイントです。

返金額と対応期限を具体化する

返金を求める金額
いつまでに対応を希望するか

これがないと、
担当者は「判断できない案件」として止めてしまいます。

担当部署・連絡先を特定する

差出人情報が曖昧だと、社内で確認が回りません。

氏名
連絡先（メール／電話）
契約者名（法人・個人）

は必ず明記します。

相手が法人の場合の返金請求文テンプレート

以下は、
会社・事業者宛てにそのまま送れる事務処理向けテンプレートです。

件名：返金対応のお願い（契約番号：○○）

○○株式会社
ご担当者様

お世話になっております。
下記契約に関する返金対応についてご連絡いたします。

【契約内容】
・契約（サービス）名：○○
・契約日：○年○月○日
・契約者名：○○

【返金をお願いする理由】
上記契約について、○○の点において事前の説明内容と実際の提供内容に相違があるため、返金対応をお願いしたく存じます。

【返金希望内容】
・返金額：○円
・返金方法：○○

お手数をおかけしますが、○年○月○日までに、対応可否または今後の手続きについてご連絡をいただけますでしょうか。

ご不明点等ございましたら、下記連絡先までご連絡ください。
何卒よろしくお願いいたします。

――――――――
氏名：○○
連絡先：○○
メールアドレス：○○
――――――――

会社宛ての宛名と件名を整える

「○○株式会社御中」または「ご担当者様」
件名に返金・契約番号を入れる

これだけで、処理ルートが大きく変わります。

返金請求内容を事務的に示す

事実
金額
期限

以外は書かなくて構いません。
背景説明を削るほど、社内処理は進みます。

期限内対応を依頼する

法人相手でも、
期限設定は失礼ではなく通常業務の一部です。

法人相手に返金請求を送った後の判断分岐

返金請求後の経緯整理と次の一手

担当者からの反応を評価する

「受付しました」
「確認中です」

といった連絡でも、前進と捉えます。
即返金でなくても問題ありません。

社内対応が止まった場合を見通す

期限を過ぎても無反応
確認中のまま進展なし

この場合は、
再通知・段階文書へ進む判断材料になります。

法人相手の返金請求で重要なのは、
強さではなく処理しやすさです。

感情を削り、要素を揃え、
社内に回る文面を作る。

それが、
最も無駄なく返金対応を前に進める方法です。

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