【コピペOK】これまでの経緯を整理して送る返金請求文

返金請求の前に経緯整理が必要になる状況

やり取りが増え、時間も経過している場合、返金判断が進まない原因は「返金の可否」そのものではなく、経緯が整理されていないことにあるケースが多く見られます。
相手が状況を把握しきれていないまま対応していると、判断は止まり続けます。

この段階で必要なのは、主張を強めることではなく、事実だけを一度固定することです。

やり取りが長期化しているかを確認する

初回の連絡から一定期間が経過し、複数回のやり取りが発生している場合、
相手の担当者が変わっていたり、記憶ベースで処理されている可能性があります。

期間が長いほど、整理された文書を一度出す意味は大きくなります。

論点が複数に分散している状態を捉える

・説明不足
・対応遅延
・条件の食い違い

といった論点が混在すると、相手は「何について判断すればよいのか」が分からなくなります。

すべてを書こうとするほど、返金判断は遠のきます。

経緯を整理して送る返金請求文の立ち位置

経緯整理文は、抗議文でも最終請求でもありません。
再請求や次段階に進むための前提資料という位置づけです。

「一度整理したものを送る＝しつこい」ということはありません。

抗議文と経緯整理文を見比べる

抗議文は感情や評価を含みますが、
経緯整理文は 事実のみを並べる文書です。

この違いを意識することで、相手の防御反応を避けられます。

主張文と事実整理文を切り分ける

・何が起きたか（事実）
・何を求めているか（要求）

この二つを分けて書くことで、読み手は状況を把握しやすくなります。

経緯整理文に必ず入れる情報

整理文として成立させるには、最低限そろえるべき情報があります。

時系列で出来事を並べる

重要度ではなく、日付順で並べます。
これにより、相手は全体像を一度で把握できます。

相手対応と未解決点を明確にする

各出来事に対して、

・相手がどう対応したか
・どこが未解決か

を明示します。

未解決点こそが、返金判断の焦点になります。

現在求めている対応を特定する

整理文の最後には、
いま何を求めているのかを必ず一つに絞って示します。

これまでの経緯を整理して送る返金請求文

以下は、事実整理を主軸にした返金請求文の例です。

件名：これまでの経緯整理および返金対応のご確認について
○○株式会社

ご担当者様
お世話になっております。

本件につき、これまでの経緯を事実ベースで整理のうえ、ご連絡いたします。
【契約・支払いについて】

・契約日：○年○月○日

・契約内容：○○

・支払日／支払額：○年○月○日／○○円
【これまでの経緯】

・○年○月○日：上記契約に基づき利用開始

・○年○月○日：○○の点について問い合わせ

・○年○月○日：貴社より○○との回答

・その後、○○の点については現在も解決に至っておりません
上記のとおり、現時点で未解決となっている点を踏まえ、

本契約に関しては返金対応をご検討いただきたく存じます。
つきましては、○○円の返金可否について、

○年○月○日頃までを目安にご回答いただけますでしょうか。
事実関係に誤り等がございましたら、その点もあわせてご指摘ください。

何卒よろしくお願いいたします。
――――――――

氏名：○○

連絡先：○○

――――――――

契約・支払い時点を特定する

起点情報を明確にすることで、相手は迷わず判断に入れます。

これまでのやり取りを簡潔に整理する

全文を貼らず、要点のみを時系列で示します。

返金請求内容と期限を示す

整理文であっても、
返金額と期限は必ず明示します。

経緯整理後の判断分岐

相手の理解度と反応を評価する

・事実関係の確認が返ってきたか
・論点に沿った回答になっているか

を確認します。

次に送る文書を見通す

整理後の反応に応じて、

・返金再請求
・条件交渉
・期限を切った正式請求

など、次の文書を選択します。

経緯整理はゴールではありません。
次の判断を前に進めるための土台です。