【テンプレ付き】集合住宅のゴミ・衛生問題を管理会社へ伝える報告文

報告が必要になるゴミ・衛生問題の状況

集合住宅では、ゴミ問題がそのまま衛生問題に発展することがあります。
管理会社へ報告すべきか迷ったときは、「気になるかどうか」ではなく、共同生活への影響が出ているかで判断します。

問題の種類と起き方を捉える

報告対象になるのは、衛生環境に直接影響する状態です。

• 分別されていないゴミが出されている
• ゴミが回収されず放置されている
• 悪臭が発生している
• 害虫が寄ってきている

単なる見た目の違和感ではなく、衛生・安全・生活環境に関係しているかを基準にします。

単発か継続かを切り分ける

管理会社が動きやすいのは、継続性が確認できるケースです。

• 同じ曜日・同じ場所で繰り返されている
• 一度改善したように見えて再発している

一時的なものか、習慣化しているかを整理すると、報告の妥当性が高まります。

周囲の生活への影響を読み取る

ゴミ・衛生問題は、影響の具体性が重要です。

• 悪臭で窓を開けられない
• 虫が発生し、衛生的に不安がある
• 共用部の通行に支障が出ている

「嫌だ」「不快だ」ではなく、生活上どんな支障が出ているかを言語化します。

管理会社に伝わる情報のまとめ方

時系列で状況を書き出す

管理会社が最初に知りたいのは、事実関係です。

• いつから
• どこで
• どのような状態が
• どのくらい続いているか

時系列で整理することで、「一過性か継続問題か」が判断しやすくなります。

影響と原因を分けて整理する

報告文では、影響と原因を混ぜないことが重要です。

• 影響：悪臭、虫、生活の不便
• 原因：分別違反、放置、回収されない状態

原因を断定せず、影響を淡々と書くことで、客観性が保たれます。

事実と推測を切り分ける

誰が出したゴミか、なぜそうなったかは、基本的に断定しません。

• 「どなたのものかは不明ですが」
• 「この付近に置かれていました」

事実だけを切り出すことで、不要な対立を避けられます。

管理会社向け報告文の基本構造

管理会社に提出する報告文は、構造を固定すると書きやすくなります。
基本は 事実 → 影響 → 確認依頼 の三段構成です。

発生状況を整理する

まず、現場を再現できるように状況を書きます。

• 場所
• 問題の種類
• 確認日時

写真を添付する場合でも、文章で最低限の説明は入れます。

困っている点を明確にする

次に、生活への影響を簡潔に書きます。

• 悪臭が発生している
• 害虫が見られる
• 衛生面で不安がある

感情や評価は入れず、事実ベースでまとめます。

確認してほしい内容を整える

最後は、管理会社に判断を委ねる形で締めます。

• 現地確認のお願い
• 必要に応じた対応の検討

「対応してください」と断定せず、「ご確認・ご検討いただければ」という形が安全です。

ゴミ・衛生問題向け 報告文テンプレート

報告文テンプレートを提示する

【ゴミ・衛生問題に関する報告】
共用部において、以下の状況を確認しました。
・発生場所：〇階 共用廊下付近

・確認日時：〇月〇日 〇時頃

・状況：分別されていないゴミ袋が放置されており、悪臭が発生していました

（どなたのものかは不明です）
この状態が複数回確認されており、害虫の発生も見られるため、衛生面で不安を感じています。
お手数をおかけしますが、現地の状況をご確認のうえ、必要に応じてご対応をご検討いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。

提出後に備える動き

管理会社の対応を見通す

管理会社の対応は、掲示による注意喚起や巡回強化など、間接的な対応が中心になることもあります。
即時解決を前提にせず、段階的な対応を想定しておくと気持ちが楽になります。

再発に備える記録を整える

改善しない場合に備えて、以下を継続的に記録します。

• 確認日時
• 状況の変化
• 必要に応じて写真

同じ形式で記録を残しておくことで、次の相談段階でも説明がスムーズになります。

この整理ができていれば、
感情に引きずられず、管理会社が判断しやすい報告を安定して出せるようになります。