【テンプレ付き】集合住宅のゴミ被害を管理会社へ報告する文書｜写真添付用

写真添付が必要になるゴミ被害の状況

ゴミ問題の報告では、写真を添付するかどうかで管理会社の受け取り方が大きく変わります。
写真は感情を強めるための材料ではなく、状況を正確に共有するための補助資料として使います。

被害の種類と起き方を捉える

写真添付が有効なのは、視覚的に状態が確認できる被害がある場合です。
分別違反で袋が破れている、ゴミが散乱している、害虫が確認できるなど、写真で状況が一目で伝わるケースが該当します。

一方、臭いだけ・音だけなど写真で表現できない被害は、文章中心で整理します。

繰り返しか単発かを切り分ける

管理会社は「一時的なトラブル」か「継続的な問題」かを重視します。
同じ曜日や同じ場所で何度も発生している場合は、複数日の写真を時系列で添付することで、継続性が伝わりやすくなります。

単発の場合は、写真は最小限に留め、過度に枚数を増やさないほうが安全です。

周囲への影響を読み取る

写真そのものよりも重要なのが、写真によって何が問題なのかです。
悪臭が発生している、虫が寄ってきている、通行の妨げになっているなど、共同生活への影響がある点を整理します。

管理会社に伝わりやすい情報のまとめ方

時系列で状況を書き出す

写真を添付する場合でも、文章での整理は必須です。
「いつ・どこで・どのような状態だったか」を時系列で簡潔に書き出します。

写真は証拠、文章は説明、という役割分担を意識します。

写真で補う部分と文章で書く部分を明確にする

写真は「見える事実」を伝えます。
一方、文章では写真では分からない情報を補います。

• 写真：ゴミの状態、量、場所
• 文章：発生頻度、継続期間、生活への影響

写真の番号や撮影日を本文と対応させると、管理会社が状況を把握しやすくなります。

推測と事実を切り分ける

写真があっても、発生源の断定は避けます。
「〇号室のものと思われる」といった表現は使わず、「共用部に置かれていた」「誰のものかは不明」と事実に留めます。

報告文としての基本構造

写真添付の場合でも、報告文の構造はシンプルです。
事実 → 影響 → 対応のお願いの三段でまとめます。

発生状況を整理する

まず、どこで何が起きているかを整理します。
写真を参照しながら、発生場所・日時・状態を簡潔に記載します。

困っている点を明確にする

次に、生活や衛生への支障を淡々と書きます。
怒りや評価は入れず、実際に起きている影響だけを示します。

対応をお願いしたい内容を整える

最後に、管理会社にお願いしたい対応を整理します。
記録用の報告文では、「確認」「注意喚起の検討」など、判断を委ねる形が適切です。

ゴミ被害向け 写真添付用報告文テンプレート

報告文テンプレートを提示する

【ゴミ被害に関する報告（写真添付）】
共用部のゴミ置き場付近において、以下の状況を確認しました。
・発生場所：〇階ゴミ置き場付近

・確認日時：〇月〇日 〇時頃

・状況：分別されていないゴミ袋が放置され、袋が破れて中身が散乱していました

（写真1〜2をご参照ください）
この状態が複数回確認されており、悪臭や害虫の発生が見られ、衛生面での影響が出ています。
お手数をおかけしますが、現地の状況をご確認のうえ、必要に応じてご対応をご検討いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。

提出方法と提出後の備え

提出方法を選ぶ

写真を添付する場合は、メールまたは書面での提出が適しています。
後から内容を確認でき、記録として残る方法を選びます。

再発に備える記録を整える

一度の報告で改善しないこともあります。
その場合に備えて、日時・状況・写真を同じ形式で継続的に保存しておくと、次の相談段階で役立ちます。

写真は量よりも整理された形が重要です。
報告のたびに「状況がどう変わったか」が分かる状態を意識します。