【コピペOK】返金請求書面の基本フォーマット

書面で返金請求すべき状況

返金請求は、必ずしも最初から書面で行う必要はありません。
ただし、メールでのやり取りが止まり、証拠性を高める必要が出てきた段階では、書面での提出が合理的な選択になります。

メール対応が止まった経過を捉える

書面提出に進む目安となるのは、次のような状況です。

• メールで返金請求を送ったが、一定期間返答がない
• 「確認中」「後日連絡」と言われたまま進展しない
• 再請求しても具体的な期限や対応が示されない

このように経過が整理できる状態であれば、書面化は正当なステップです。

正式な記録が必要な場面を切り分ける

書面提出を検討すべきかどうかは、「後日、説明できる状態を残す必要があるか」で判断します。

• 第三者（社内・外部）に経緯を説明する可能性がある
• 次に期限付き請求や内容証明へ進む可能性がある

この場合、書面は次段階への橋渡しとして機能します。

書面返金請求の立ち位置

書面での返金請求は、感情的に強く出るためのものではありません。
事務的な正式請求として、立場を明確にする役割があります。

通知と請求の役割差を理解する

• 通知：事実や状況の共有
• 請求：返金を求める意思の明示

書面では、「返金を求めている」ことを曖昧にしないことが重要です。

事務的表現と威圧表現を見比べる

有効なのは、次のような書き方です。

• 事実と経緯を淡々と記載する
• 感情的評価や非難を入れない
• 要求・期限を明確に示す

強い言葉や断定的な表現は、かえって対応を遅らせる要因になります。

書面返金請求で必ず入れる項目

書面での返金請求には、最低限次の要素が必要です。

• 返金対象となる事実
• 返金を求める金額
• 回答または対応の期限

契約内容と相違点を特定する

まず、返金を求める根拠となる事実を整理します。

• 契約日・申込日
• 商品名・サービス名
• 契約内容と実際の相違点

「納得できない」ではなく、差分として記載するのがポイントです。

返金額と支払方法を明確にする

返金請求では、金額を明示します。

• 返金を求める金額
• その金額になる理由

可能であれば、返金方法（振込など）も示します。

期限日と連絡先を整える

• 回答・対応を求める期限（日付指定）
• 連絡先（住所・電話・メールなど）

期限がないと、対応は後回しにされがちです。

書面で提出する返金請求文テンプレ

以下は、そのまま印刷・提出できる書面用テンプレートです。

提出日と宛名を特定する

提出日：〇年〇月〇日
〇〇株式会社

ご担当者様

返金要求と期限を端的に示す

返金請求書
私は、〇年〇月〇日に貴社の〇〇（商品名／サービス名）を申し込み、〇〇円を支払いました。
しかし、〇〇の点において契約内容と実際の提供内容に相違があり、これまで〇年〇月〇日および〇年〇月〇日に返金のお願いをしておりますが、現在まで具体的な対応をいただいておりません。
つきましては、上記理由により、支払済み金額〇〇円の返金を請求いたします。

〇年〇月〇日までに、ご対応またはご回答をいただけますようお願いいたします。
本書面到達後、期限までにご連絡がない場合には、次の対応を検討する可能性がありますことを、あらかじめ申し添えます。

署名・押印の要否を判断する

――――――――

住所：〇〇

氏名：〇〇 〇〇

電話番号：〇〇

メールアドレス：〇〇

（押印：任意）

――――――――

※ 押印は必須ではありません。本人特定ができる情報があれば省略可能です。

書面提出後の対応判断

受領有無と反応を読み取る

• 到達確認ができたか
• 期限内に何らかの返答があるか

ここが、次の判断の分岐点になります。

次段階へ進む目安を見通す

• 期限までに未対応
• 返金を明確に拒否された

この場合は、期限付き請求の強化や、内容証明郵便など次の段階を検討します。

このページでできるようになること

• 書面で返金請求に進むか判断できる
• 証拠性を意識した書面請求文を作成できる
• 提出後に取るべき次の行動を見通せる

書面は「強く出るための道具」ではありません。
事実と意思を整理し、次に進むための土台として使うのが正解です。