【コピペOK】担当者変更後に送る返金請求文

担当者変更後でも返金請求を進められる状況

担当者が変わった途端に、これまでのやり取りがなかったことのように扱われると、正直かなり消耗します。ただ、担当者変更は返金請求を止める理由にはなりません。返金が未処理のまま残っている以上、案件は継続中ですし、会社としての対応義務も消えていないからです。

この段階で重要なのは、「もう一度説明し直す」ことではなく、未解決の状態を整理して提示することです。感情的に不満をぶつける必要はありません。あくまで、未処理事項が引き継がれていない状況を前提に、判断材料を揃えた文書を出すだけで十分です。

前任者との合意内容と未解決点を切り分ける

まず整理すべきなのは、前任担当者とのやり取りの中で、

• すでに合意・確認されている点
• まだ対応されていない点

この二つを分けることです。すべてを一から説明し直そうとすると、話が散らかりやすくなります。合意済み事項は事実として淡々と示し、未解決点だけを現在の判断対象として切り出す意識が重要です。

引き継ぎ不足が起きている状態を見通す

担当者変更後に話が噛み合わない場合、多くは引き継ぎ不足が原因です。これは利用者側の責任ではありません。引き継ぎが十分でない場合でも、文書で補完すれば状況は前に進みます。我慢して待つ必要はなく、整理した情報をそのまま提示すれば足ります。

担当者変更後の返金請求文の立ち位置

新しい担当者に対しては、抗議や感情表明よりも、**「状況整理＋判断依頼」**という立ち位置が最も通りやすくなります。相手もゼロから状況を把握しなければならないため、責める文面は逆効果になりがちです。

経緯共有と返金請求を見比べる

経緯共有はあくまで補助的な役割です。主役は返金請求そのものになります。

• 経緯：最小限・事実のみ
• 請求：明確・一つに固定

この切り分けを意識するだけで、新担当者の理解スピードが大きく変わります。
文面のトーンを誤ると防御姿勢に入られやすいため、

の考え方に沿って組み立てると処理に乗りやすくなります。

説明文と判断依頼文を切り分ける

経緯説明だけで終わってしまうと、「確認します」で止まることが多くなります。必ず、**「現時点で何を判断してほしいのか」**を明示します。説明文は背景、判断依頼文がゴール、という構造を意識すると迷いません。

担当者変更後の返金請求文に必ず入れる要素

引き継ぎが前提になるため、要素不足は致命的です。「前任者が説明しているはず」という前提は置かない方が安全です。

これまでのやり取りを時系列で明確にする

最低限、以下を時系列で整理します。

• ○年○月○日：申込み・契約
• ○年○月○日：返金相談
• ○年○月○日：前任担当者からの回答

長文にする必要はありません。日付と事実だけで十分です。

現在の未解決事項と返金対象を特定する

今、何が未解決なのかを一文で示します。

• 返金対象となるサービス
• 返金を求めている金額

ここが曖昧だと、新担当者は判断に入れません。

対応期限と返金方法を固定する

担当者が変わった後こそ、期限の設定が重要になります。期限を設けることで、案件が再び宙に浮くのを防げます。返金方法も併せて明示し、判断後の流れを止めないようにします。
正式な請求としての体裁は、

と同じ考え方で整えるとブレません。

担当者変更後に送る返金請求文のテンプレート

以下は、新担当者が一読で状況を把握し、判断に入れる形を意識したテンプレートです。

件名：担当者変更後の返金対応についてのお願い
○○株式会社

ご担当者様
お世話になっております。

○年○月○日に申込みを行った、○○サービスの件についてご連絡いたします。
本件につきましては、これまで前任の○○様とやり取りをさせていただいておりましたが、

返金対応については現時点で未解決の状態となっております。
これまでの経過は以下のとおりです。

・○年○月○日：返金相談を実施

・○年○月○日：返金可否について確認中とのご回答
現在、○○サービスに関して、○○円の返金対応について判断をお願いしたく存じます。
恐れ入りますが、○年○月○日頃までを目安に、

ご対応またはご判断についてご連絡いただけましたら幸いです。

返金方法につきましては、銀行振込を想定しております。
お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。
――――――――

氏名：○○

連絡先：○○

――――――――

前任担当者との対応履歴を特定する

担当者名と日時を明示することで、引き継ぎの代替情報になります。責任追及ではなく、事実特定として書くのがポイントです。

現在求めている返金内容を示す

返金額と対象を一つに固定します。選択肢を出すと判断が遅れやすくなります。

期限内対応を前提に通知する

期限は「急かし」ではなく、判断を止めないための前提条件です。柔らかい表現でも、日付は必ず入れます。

担当者変更後の返金請求に対する判断分岐

新担当者の理解度と反応を評価する

次のような反応は前進と考えてよいです。

• 内容を理解した旨の返信
• 具体的な確認事項の提示
• 判断期限の言及

謝罪だけで終わっている場合は、まだ判断段階に入っていません。

再説明が必要な場合の次対応を見通す

理解が不十分な場合でも、再説明は必ず文書で行うのが基本です。電話で補足すると記録が残らず、再び振り出しに戻る可能性があります。文書を積み重ねることで、判断の土台が固まっていきます。

担当者が変わっても、状況はリセットされません。
必要なのは、引き継ぎを補完する整理された文書だけです。