【テンプレ付き】嫌がらせトラブルを管理会社へ報告する文書｜集合住宅向け

報告対象となる嫌がらせ行為の整理

集合住宅での嫌がらせは、張り紙やメモ、無言の威圧、視線、騒音など多岐にわたります。管理会社に報告する際は、まずどの行為が生活に影響を与えているかを整理することが大切です。感情ではなく、客観的な事実を中心に判断する意識が必要です。

行為の種類と発生状況を捉える

張り紙やメモだけでなく、無言での威圧や特定の視線、生活音なども対象になります。
具体的な行為や発生場所を記録することで、報告の根拠を明確にできます。
軽い不快感だけで報告対象とせず、生活への影響が確認できる行為に絞ることが重要です。

繰り返しか単発かを切り分ける

行為が単発か繰り返し起きているかを整理します。
複数回の発生や時間帯、場所の傾向を把握すると、管理会社が対応しやすくなります。
1回だけだから即報告、と考えるのではなく、継続性を重視しましょう。

生活への影響を読み取る

日常生活や心理面にどの程度影響が出ているかを整理します。
共用部の利用が困難になっている場合や、不安・恐怖など心理的負担がある場合、報告の理由として有効です。
単なる不快感だけで報告する必要はありません。

管理会社に伝わる情報のまとめ方

報告文作成では、管理会社が状況を理解しやすい形で情報をまとめることが重要です。
事実を中心に整理し、第三者でも再現できる内容を意識しましょう。

事実にあたる部分を書き出す

誰が行ったかを断定せず、観察した行為や状況を淡々と書き出します。
文言や行為の詳細を正確に記録することで、客観性が保たれます。
意図や推測を加えず、見たままを記録することがポイントです。

日時・場所・頻度を整理する

発生日時、場所、回数を時系列で整理し、第三者が状況を把握できるようにします。
概略だけで済ませず、正確な特定情報を残すことが大切です。

写真や証拠との紐付けを明確にする

写真や動画は文章と連動させることで、記録の客観性を高めます。
番号や説明文を添え、どの文章と対応するか明示すると管理会社も理解しやすくなります。
写真だけで報告を完結させるのは避けましょう。

管理会社向け報告文の基本構造

報告文は、発生状況、生活・心理面への影響、対応依頼の順で整理すると分かりやすくなります。
感情的表現は控え、事実と影響を中心に簡潔にまとめることが重要です。

発生状況を整理する

行為の場所、日時、内容を明確に記載します。
第三者が現場をイメージできるよう、現場再現可能な記述にすると効果的です。
感情的な表現を入れる必要はありません。

生活・心理面への影響を明確にする

生活への支障や心理的不安を簡潔に示すことで、管理会社の対応が動きやすくなります。
共用部の利用困難や不安感など、客観的に確認できる影響を中心に書きます。
怒りや感情を強調する必要はありません。

対応・確認を依頼する箇所を整える

初動段階では、現場確認や注意喚起など、管理会社が対応可能な範囲に留めます。
相手特定や強制的な要求を入れるのは避け、安全に動ける内容に整えましょう。

嫌がらせ報告文テンプレート（※中核）

事実 → 影響 → 対応依頼 の三段型で作成すると、安全かつ汎用性の高い報告文になります。
推測や感情的表現を避け、客観的に記述することがポイントです。

管理会社提出用テンプレートを提示する

〇〇月〇日、集合住宅内で以下の行為が観察されました。


張り紙／メモの内容：「〜〜〜（文言をそのまま引用）〜〜〜」

枚数：〇枚

場所：玄関前掲示板、郵便受けなど


その他の行為：無言での威圧、特定の視線、生活音による心理的負担

上記の行為により、家族や私自身の生活に不安や迷惑を感じています。

特に共用部の利用がしづらく、外出にも心理的負担があります。
つきましては、現場確認および注意喚起・改善の検討をお願いいたします。

提出後の管理会社対応と備え

報告文作成後は、提出方法や再発・追加証拠への備えも整えましょう。
継続的に記録を整理しておくことで、次の対応や手続きに活かせます。

提出方法を選ぶ

記録として残る方法で提出するのが望ましいです。
メールや書面での提出が一般的で、電話だけでは記録が残らず不十分です。

再発や追加証拠に備える記録を整える

日時ログや写真、メモなどを継続的に整理しておきます。
一度提出しただけで完結せず、再発や新たな証拠に備えて更新することが重要です。