【テンプレ付き】嫌がらせ行為を整理して残す記録書｜第三者提出用

記録対象となる嫌がらせ行為の整理

集合住宅での嫌がらせは、張り紙・メモ・視線・無言・騒音など、多岐にわたります。どれも生活に影響する可能性があるため、まずは記録対象として整理することが重要です。感情に流されず、客観的に“何を記録すべきか”を明確にしましょう。

行為の種類と発生状況を捉える

張り紙やメモだけでなく、無言での威圧や特定の視線、生活音や低周波の騒音なども対象です。
発生場所や具体的な行動を観察し、生活への影響があるものを中心に整理します。
ただし、軽い不快感だけではすべて記録する必要はありません。客観的に確認できる行為を対象にしてください。

単発か継続かを切り分ける

嫌がらせが単発か、繰り返し起きているかを切り分けます。
時間帯や場所の傾向、回数などを記録することで、第三者に提出する際の根拠となります。
1回の事象で即提出する必要はなく、継続性やパターンの把握を優先しましょう。

生活への影響を読み取る

日常生活や心理面での負担が、記録書の重要な根拠になります。
不安や恐怖感、共用部の使用困難など、実際の影響を整理して書き出します。
単に不快感があるからといって提出すべきとは限らないことを意識してください。

記録する情報のまとめ方

初動段階では、観察できた事実を中心に整理します。
感情を混ぜず、第三者が理解しやすい形でまとめることが大切です。

事実にあたる部分を書き出す

誰が行ったかを断定せず、見たままの行動や状況を淡々と記録します。
文言や行為内容を正確に引用することで、客観性を担保できます。
意図を推測して書く必要はありません。

日時・場所・頻度を整理する

発生日時、繰り返し状況、場所を具体的に整理します。
第三者が状況を再現できる情報量が重要です。
概略だけでは不十分で、正確な特定情報を残すことを意識しましょう。

写真や証拠との紐付けを明確にする

記録書の客観性を高めるため、写真や証拠との対応関係を示します。
番号や説明文を添えて文章とリンクさせると、提出時に説得力が増します。
写真だけで済ませるのではなく、文章で状況を補足することが大切です。

第三者提出用記録書の基本構造

第三者がすぐに状況を把握できるよう、発生状況・影響・対応依頼の順で整理します。
感情的表現を控え、事実と影響を簡潔にまとめることが重要です。

発生状況を整理する

日時、場所、行為内容を明確に記載します。
第三者が現場をイメージできるよう、出来事を順序立てて整理することがポイントです。
感情を強調する必要はありません。

生活・心理面への影響を明確にする

日常生活への支障や心理的負担を短く具体的に示します。
共用部の利用困難や不安感など、客観的に記録できる影響を中心に書きます。
主観的な表現を多用するのは避けましょう。

対応・確認を依頼する箇所を整える

初動段階では、現場確認や注意喚起・改善依頼など、受け手が対応可能な範囲を明示します。
強い要求や犯人特定は入れず、安全に動ける内容に整えることが重要です。

嫌がらせ記録書テンプレート（※中核）

事実 → 影響 → 対応依頼 の三段型で構成すると、客観性を保ちながら第三者提出用の記録書を作成できます。
推測や感情的表現を排除し、安全に作成することがポイントです。

第三者提出用テンプレートを提示する

〇〇月〇日、集合住宅内で以下の行為が観察されました。


張り紙／メモの内容：「〜〜〜（文言をそのまま引用）〜〜〜」

枚数：〇枚

場所：玄関前掲示板、郵便受けなど


その他の行為：無言での威圧、視線の集中、生活音による心理的負担

上記の行為により、家族や私自身の生活に不安や迷惑を感じています。

特に共用部の利用がしづらく、外出にも心理的負担があります。
つきましては、現場確認および注意喚起・改善の検討をお願いいたします。

提出方法と保存・活用の備え

作成した記録書は、提出先や保存方法を考慮し、今後の追加証拠や再発に備えます。
整理しておくことで、万が一の対応や手続きに役立ちます。

提出先を選ぶ

管理会社や自治会、必要に応じて弁護士など状況に応じて選択します。
初回は管理会社または自治会への提出が一般的で、必要に応じて専門家相談も検討します。
どこに出しても同じ効果ではないことを理解しておきましょう。

再発や追加証拠に備える記録の整え方

日時・場所・行為・証拠写真を継続的に整理します。
一度作った記録書で終わらせず、再発や追加証拠に備えて更新しておくことが重要です。
継続的な整理が後の手続きや提出時に役立ちます。