目次
メールで返金請求してよい状況
返金請求文テンプレートの全体ガイド
返金請求は「必ず書面でなければならない」と思われがちですが、段階によってはメールでも十分に成立します。重要なのは手段そのものではなく、今がどのフェーズかです。
初回連絡と再連絡の段階を捉える
メールでの返金請求が適しているのは、次のような段階です。
- 初回の返金依頼として状況確認を兼ねる場合
- 一度依頼しており、未対応・保留への再確認を行う場合
この段階では、迅速に意思を伝え、相手の反応を引き出すことが目的になります。
一方、何度も未対応が続いている場合は、メールだけに頼り続けるのは適切ではありません。
書面送付との役割差を切り分ける
メールと書面は「強さ」ではなく「役割」が異なります。
- メール：即時性・やり取りの記録
- 書面：到達証明・公式性の強化
メールは軽い手段ではなく、初期〜中盤の正式な請求手段として十分に機能します。
メール返金請求の立ち位置
感情を排した事務的な返金請求文
メールであっても、構成と表現を整えれば、事務的な返金請求として成立します。
通知手段としてのメールを理解する
メールの強みは、送信日時・本文内容・返信履歴が客観的に残る点です。
電話のように「言った・言わない」が発生しません。
そのため、返金請求ではむしろメールの方が扱いやすい場面もあります。
軽さと正式性のバランスを見比べる
メールが弱く見えるのは、次の要素が欠けている場合です。
- 返金要求が曖昧
- 金額・期限が書かれていない
- 本人情報が不足している
逆に言えば、これらを押さえれば、書面に近い正式性を持たせることができます。
メール返金請求で必ず入れる情報
メール返金請求で最低限必要なのは、次の三点です。
- 返金対象となる事実
- 返金額
- 回答または対応の期限
契約内容と相違点を特定する
まず、「何についての返金か」を特定します。
- 契約日・申込日
- 商品名・サービス名
- 実際に起きた相違や問題点
不満や感想ではなく、事実の差分として書くのがポイントです。
返金額と期限を明確にする
返金請求では、金額を相手任せにしないことが重要です。
- 返金を求める金額
- その金額になる理由
- 回答または対応を求める期限日
期限は「○日以内」ではなく、日付指定が基本です。
連絡先と本人情報を整える
対応を早めるため、本人特定情報を明示します。
- 氏名
- 契約番号・注文番号（あれば）
- 返信を希望するメールアドレス
署名がないと、社内確認で止まるケースがあります。
メールで送る返金請求文テンプレ
以下は、そのまま送信できるメール用テンプレートです。
件名で用件を明示する
件名は、返金請求であることが一目で分かる形にします。
件名：返金のお願い（〇年〇月〇日申込分について）
本文で返金要求を端的に示す
〇〇株式会社
ご担当者様お世話になっております。
〇年〇月〇日に〇〇（商品名／サービス名）を申し込みました、〇〇（氏名）と申します。本件につきまして、〇〇の理由により、〇年〇月〇日に発生した請求〇〇円について返金をお願いしたく、ご連絡いたしました。
返金の可否および対応方法につき、〇年〇月〇日までにご回答をいただけますでしょうか。
本メールへのご返信にてご連絡いただければ問題ございません。
何卒よろしくお願いいたします。
――――――――
氏名：〇〇 〇〇
メールアドレス：〇〇
契約番号／注文番号：〇〇
――――――――
期限と返信方法を明示する
- 回答期限は本文中に明示
- 返信方法（メールで可）を明確化
これにより、相手は判断・対応を先送りしにくくなります。
メール送信後の対応判断
返金が遅れると言われた場合の対応文
メールを送った後は、「待つ」ではなく反応を見る段階に入ります。
既読・未返信の状況を読み取る
- 返信あり → 内容に応じて次の対応
- 未返信 → 一定期間後に再請求を検討
既読かどうかより、返答の有無と経過日数を基準にします。
書面対応へ切り替える目安を見通す
目安としては、
- メール送信後、7〜10日程度反応がない
- 保留のまま具体的期限が示されない
この場合は、書面・期限付き請求など、次段階への移行を検討します。
内容証明を示唆する返金請求文
このページでできるようになること
- メールで返金請求をしてよいか判断できる
- 証拠性を落とさないメール文面を作れる
- 未対応時に次へ進む判断ができる
メールは「弱い手段」ではありません。
使う段階と書き方を間違えなければ、十分に実務的な返金請求手段になります。