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管理トラブルの状況整理
行政相談やADRに提出する文書では、「困っている」という気持ちよりも、何が起きているのかを第三者が再現できるかが重視されます。最初の段階では評価や主張を入れず、管理トラブルそのものを淡々と切り分けていくことが重要です。ここで整理が甘いと、後段の事実書全体が弱くなります。
対象箇所や事象を特定する
まずは、問題となっている対象を具体的に特定します。
共用廊下、駐車場、設備、清掃や点検といった管理行為など、「どこで」「何について」問題が起きているのかを明確にします。
曖昧な言い方は避け、場所や事象が第三者にも分かる表現に落とし込みます。
「管理が悪い」ではなく、「〇階共用廊下の照明が点灯していない状態が続いている」といった書き方です。この段階では評価を入れず、対象の切り出しに集中します。
発生日時・頻度・影響範囲を記録する
次に、いつから、どの程度の頻度で発生しているのかを整理します。
発生日時、確認した回数、継続期間などを時系列でまとめることで、単発なのか、継続的な問題なのかが明確になります。
あわせて、影響範囲も整理します。
特定の住戸だけなのか、複数住民に影響しているのか、利用者全体に及んでいるのかといった点です。回数が少なくても影響が大きい場合は、その点が伝わるように記録します。
関連資料や証拠を整理する
事実書の信頼性を支えるのが資料や証拠です。
写真、過去の通知文、管理会社とのやり取り、点検記録など、事象を裏付けるものを整理します。
重要なのは、感情的に集めないことです。
「状況が分かる」「日時が確認できる」「第三者が見て理解できる」資料に絞ります。後で提出しやすいよう、事象ごとに整理しておくと、事実書作成がスムーズになります。
行政相談・ADR用事実書のテンプレート
管理会社対応がどの段階にあるか迷う場合は、「管理会社が動かないときの文書ガイド」で全体の整理軸を確認しておくと判断しやすくなります。
行政相談やADRでは、主張書や抗議文ではなく、事実を整理した資料として読まれます。そのため、構成を決めて淡々と書くことが大切です。ここでは、行政側が読み取りやすい事実書の基本構造を押さえます。
事実のみを整理する
事実書の冒頭では、確認できた事実のみを記載します。
対象箇所、事象の内容、発生日時、継続状況などを順序立てて整理します。
推測や評価はここでは書きません。
「〜と思われる」「意図的に」といった表現を避け、観察できた内容だけを積み上げることで、第三者にも理解しやすい文書になります。
影響や問題点を具体化する
次に、その事象によってどのような影響や問題が生じているのかを整理します。
住環境への影響、安全面の懸念、生活上の支障などを具体的に書きます。
小さく見える影響でも、継続している場合は重要です。
感情的に強調する必要はありませんが、「どの点が問題として続いているのか」が分かるように記載します。
希望する確認事項や対応を明確にする
最後に、行政相談やADRに対して何を確認してほしいのか、どのような対応を希望しているのかを整理します。
判断を求めたい点、確認してほしい事項、改善を期待する内容などを簡潔にまとめます。
抽象的な要望ではなく、
「〇〇について管理会社の対応が適切か確認してほしい」といった形に落とし込むと、手続きが進みやすくなります。
行政相談・ADR用事実書テンプレート
行政相談やADRでも改善が見られない場合は、「管理会社宛の正式抗議文（内容証明）」に進むケースもあります。
以下は、管理トラブルを行政相談やADRに提出する前提で整理する事実書のテンプレートです。
状況に応じて項目を調整しながら使用してください。
行政相談・ADR提出用 事実書テンプレートを提示する
事実書
１．対象箇所・事象
・対象箇所：〇〇マンション 〇階 共用〇〇
・事象内容：〇〇の状態が確認されている２．発生状況
・初回確認日：〇〇年〇〇月〇〇日
・確認頻度・継続状況：〇〇年〇〇月以降、複数回確認
・影響範囲：〇〇住戸、共用利用者 等３．影響・問題点
・住環境への影響：〇〇
・安全面・生活面の支障：〇〇４．これまでの対応状況
・管理会社への連絡日・方法：〇〇
・対応内容または未対応の状況：〇〇５．希望する確認事項・対応
・本件について管理会社の対応が適切であるかの確認
・必要な改善や指導が行われるかの確認添付資料
・写真〇点
・過去通知文写し
・その他関連資料作成日：〇〇年〇〇月〇〇日
作成者：氏名／連絡先
事実書の送付・保存方法
提出後も管理会社側の対応が見られない場合は、「対応しない場合の再要請文（催告書）」が次の選択肢になります。
事実書は提出して終わりではありません。
提出後の確認や追加対応に備えて、送付方法と保存の仕方まで含めて整理しておくことが重要です。
送付形式（メール・書面）の選択と比較
行政相談やADRでは、メール提出が可能な場合と、書面提出が求められる場合があります。
メールは手軽で修正もしやすく、書面は公式性が高いという特徴があります。
どちらを選ぶ場合でも、
「いつ、どの内容を送ったか」が後から確認できる形にしておくことが大切です。必要に応じて配達証明なども検討します。
送付タイミングと保存方法を整える
送付のタイミングは、資料が一通り揃ってからが基本です。
慌てて提出するよりも、事実関係が整理された状態で送る方が、行政側の理解が進みます。
送付後は、提出した文書、添付資料、送付履歴をまとめて保存します。
紙とデジタルの両方で保管しておくと安心です。
提出後のフォローアップ手順を事前に決める
提出後、すぐに解決するとは限りません。
問い合わせ先、追加資料の提出方法、次に取る行動を事前に整理しておきます。
「いつ頃確認するか」「返答がない場合どうするか」を決めておくことで、感情に振り回されずに対応できます。
事実書は、次の行動につなげるための土台として扱うことが重要です。