【テンプレ付き】管理不十分な点を整理して伝える事実整理文｜記録用

管理不十分な状況の整理

管理が不十分だと感じたとき、最初にやるべきことは「問題点を評価すること」ではなく、事実として何が起きているかを切り分けることです。感情や不満を先に出してしまうと、後から記録として使いにくくなります。この段階では、あくまで「確認できた状況」を積み上げる意識が重要です。

対象箇所や事象を確認する

まず、どこで何が起きているのかを明確にします。
共用廊下、駐車場、ゴミ置き場、設備室など、対象となる場所や管理行為を具体的に特定します。

「管理が甘い」「対応が悪い」といった表現は、この段階では使いません。
あくまで「清掃が行われていない状態が確認できた」「掲示物が更新されていない」といった、目で確認できる事象に落とし込みます。対象が明確になるほど、文書としての信頼性が高まります。

発生日時・頻度・影響範囲を記録する

次に、いつから、どのくらいの頻度で発生しているのかを整理します。
発生日時や期間、確認した回数などを記録することで、状況が一時的なものか、継続的なものかが見えてきます。

あわせて、その事象がどこまで影響しているかも確認します。
特定の住戸だけなのか、複数の住民や利用者に影響しているのか、といった範囲を押さえておくと、後の説明がスムーズになります。

関連資料や写真を整理する

事実整理文の客観性を高めるために、資料や写真が役立ちます。
現状が分かる写真、過去に配布された通知、メンテナンス履歴などがあれば整理しておきます。

ここで大切なのは、感情的に集めないことです。
「何を示す資料なのか」が説明できるものだけを選び、後から第三者に見せても理解できる形でまとめます。

事実整理文のテンプレート

事実整理文は、管理会社を責める文書ではありません。
現状を共有し、記録として残すための文書です。構造を決めておくことで、感情を挟まずに書くことができます。

事実のみを整理する

文書の冒頭では、確認できた事実だけを簡潔に記載します。
対象箇所、発生している事象、確認日時などを淡々と並べます。

評価や原因の推測はここでは不要です。
「確認した内容」をそのまま伝えることが、受け入れられやすさにつながります。

影響や問題点を具体化する

次に、その事象によって生じている影響を整理します。
利用しづらさ、安全面での不安、生活上の支障など、実際に起きている問題点を具体的に示します。

小さな影響であっても、継続している場合は記載する価値があります。
誇張せず、事実として伝えることが重要です。

今後の確認や対応希望を明確にする

最後に、管理会社に対して確認したい点や、今後の対応についての希望を示します。
「現状の把握をお願いしたい」「対応予定について確認したい」といった、確認ベースの表現に留めるのがポイントです。

強い要求や断定的な表現は避け、次のやり取りにつなげる位置づけでまとめます。

事実整理文テンプレート

以下は、管理不十分な状況を事実として整理し、記録・報告するためのテンプレートです。
状況に応じて調整して使用してください。

事実整理文テンプレートを提示する

（※テンプレ本文そのまま）

事実整理文の送付・保存方法

事実整理文は、送付して終わりではなく、記録として残すことが重要です。
将来の対応を見据えて、送付方法と保存の仕方も整えておきます。

送付形式（メール・書面）の選択と比較

（以下本文続く）