【テンプレ付き】複数住民連名で管理会社へ出す改善要望書｜集合住宅向け

改善要望内容の整理

連名で管理会社に改善要望を出す場合、最初につまずきやすいのが「何を、どこまで書くか」です。声が多いほど説得力は増しますが、論点が散らかると逆に伝わりません。まずは感情や不満をいったん脇に置き、管理会社が状況を把握し、対応を検討できる形に整理することが重要です。

問題点と改善希望事項を具体化する

改善要望は、抽象的だと管理会社が動きづらくなります。
「困っている」「改善してほしい」だけではなく、どのような問題が、どこで、どの程度発生しているかを具体化します。

たとえば、迷惑駐車であれば発生場所や時間帯、共用部利用であれば支障が出ている範囲など、事実として確認できる内容に落とし込みます。
問題点と改善希望をセットで整理すると、文書全体の軸がぶれにくくなります。

住民間で意見をまとめる

連名文書では、全員の意見をそのまま並べる必要はありません。
重要なのは、共通して困っている点と、優先度の高い改善要望を抽出することです。

意見を集める段階では多少ばらつきがあっても構いませんが、文書化する際には一本の流れにまとめます。
特定の個人の感情が前面に出すぎないよう注意し、「住民としての共通認識」に整えることが説得力につながります。

連名改善要望書のテンプレート

連名の改善要望書は、強く要求する文書ではなく、正式かつ丁寧に協力を求める文書です。
事実・要望・署名という基本構造を守ることで、感情を抑えつつも十分な説得力を持たせることができます。

個別の不満ではなく、管理上の問題点を事実として整理したい場合は、「管理不十分な点を整理して伝える事実整理文テンプレ」を先に作っておくと、連名要望の土台が安定します。

事実と問題点を整理する

文書の冒頭では、問題となっている事実と状況を簡潔に示します。
発生している事象、その影響範囲、住民生活への支障などを、評価を交えずに記載します。

ここでは「誰が悪いか」を書く必要はありません。
あくまで、現在の状態と困っている点を共有する位置づけにします。

改善要望内容を具体化する

次に、管理会社に検討してほしい改善内容を明確にします。
掲示や注意喚起、ルールの再周知、運用方法の見直しなど、実行可能な対応案に落とし込みます。

抽象的な「改善してください」ではなく、「どのような対応を期待しているか」を示すことで、管理会社側も動きやすくなります。

連名者の署名・連絡先を明示する

最後に、連名者の情報を明示します。
氏名だけでなく、部屋番号や連絡先を記載することで、文書としての正式性と責任感が伝わります。

全員分を一覧にまとめることで、管理会社が確認・連絡しやすくなります。

連名改善要望書テンプレート

まずは報告レベルで共有したい場合は、「共用部トラブルを報告する文書テンプレ」から段階的に進める選択もあります。

以下は、複数住民が連名で管理会社に改善要望を伝える際のテンプレートです。
状況に応じて調整して使用してください。

連名改善要望書テンプレートを提示する

改善要望書

〇〇年〇〇月〇〇日

〇〇管理会社
ご担当者様

平素より建物管理にご尽力いただき、ありがとうございます。
私ども下記連名の住民は、現在の共用部利用に関して、以下の点で支障を感じております。

【現状と問題点】
〇〇付近において、〇〇の状況が継続しており、通行や日常利用に影響が生じています。
これにより、住民間で不便や安全面の懸念が共有されている状況です。

【改善要望】
つきましては、掲示による注意喚起や、利用ルールの再周知など、
状況改善に向けたご対応をご検討いただけますと幸いです。

本要望は、住民間で話し合いのうえ、共通の意見としてまとめたものです。
お手数をおかけしますが、ご確認のうえご対応をご検討くださいますようお願い申し上げます。

――――――――――
【連名者】
〇〇号室　氏名　連絡先
〇〇号室　氏名　連絡先
〇〇号室　氏名　連絡先
――――――――――

要望書の送付方法と管理

連名要望後も管理会社の対応が進まない場合は、「管理会社が対応しない場合の催告書テンプレ」で次段階を検討できます。

要望書は、送付して終わりではありません。
送付方法と、その後の管理まで含めて準備しておくことで、次の対応が取りやすくなります。

送付形式（メール・書面）の選択と比較

メールは手軽でスピーディーですが、正式性はやや弱めです。
書面は公式記録として扱われやすく、連名文書との相性も良い方法です。

状況の重要度や今後の展開を考え、どちらが適切かを選びます。
形式そのものが結果を保証するわけではない点は意識しておきます。

送付タイミングと記録保存方法を整える

送付は、管理会社の業務時間内や平日を意識するとスムーズです。
送付した文書やメール、添付資料は必ず控えとして保存します。

後から「いつ、何を伝えたか」を確認できる状態にしておくことが重要です。

対応状況のフォローアップ手順を事前に決める

一定期間返信や対応がない場合に備え、フォローの流れを決めておきます。

返信期限の目安を設定する
メールや電話で確認する
必要に応じて再度文書で依頼する

送付しただけで改善が保証されるわけではありません。
次の一手を想定したうえで要望書を出すことが、冷静で現実的な対応につながります。

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