【テンプレ付き】管理会社の対応遅延に対する再催告書｜二段階目対応

対応遅延状況の整理

管理会社に一度依頼を出したものの、一定期間が経過しても返答や対応がない場合、そのまま待ち続けるのは得策ではありません。ただし、再催告に進む前に重要なのは、「遅れている」という感覚を、客観的に説明できる状態に整えることです。ここを曖昧にしたまま文書を書くと、感情的に見えたり、正当性が弱くなったりします。

初回依頼内容と送付日時を確認する

まず整理すべきなのは、初回に何を、いつ依頼したのかです。
依頼内容そのものと、送付日、送付方法（メール・書面など）を正確に書き出します。

注意したいのは、「〇日経った」という日数だけで遅延を断定しないことです。
依頼内容の性質や、通常想定される対応期間を踏まえたうえで、「現時点で進捗が確認できていない」という事実を押さえます。

対応が遅れている影響やリスクを把握する

次に、対応が進まないことで生じている影響を整理します。
ここでは、不満や苛立ちではなく、具体的な支障やリスクに焦点を当てます。

たとえば、住環境への影響、共用部の利用に関する問題、安全面での懸念、他住戸への波及など、第三者が見ても理解できる内容を中心にします。
主観的な不快感だけで「急いでほしい」と書くと、再催告の説得力が弱くなります。

過去通知や証拠を整理する

再催告書では、「これまでの経緯」が重要な意味を持ちます。
初回依頼文書、送信メールの履歴、郵送控え、関連する資料などをまとめておきます。

ここで大切なのは、整理の仕方です。
感情的にメモを残すのではなく、「いつ・何を・どの手段で伝えたか」が一目で分かる形にしておくと、再催告書の作成が一気に楽になります。

再催告書のテンプレート

再催告書は、クレーム文ではありません。
あくまで、過去の依頼を前提に、正式に対応を促す文書です。
強い言葉を使わなくても、構造が整っていれば十分に効力を持ちます。

事実と経緯のみを整理する

再催告書の冒頭では、初回依頼の内容と、その後の経過を簡潔にまとめます。
「〇月〇日に〇〇について依頼したが、現時点で回答が確認できていない」という形で、事実のみを記載します。

評価や推測、相手の事情を想像した表現は不要です。
「確認できていない」という状態を淡々と示すことが、公式文書としての基本になります。

遅延の影響や必要性を具体化する

次に、なぜ再度の催告が必要なのかを説明します。
対応が遅れていることで生じている影響や、放置できない理由を具体的に書きます。

ここでは、業務や住環境への支障、安全面での懸念など、客観的な理由を中心にします。
小さな影響であっても、実際に生じているものであれば省略せずに記載します。

催告内容と次回対応期限を明確にする

最後に、再催告の目的と、希望する対応期限を明示します。
「〇月〇日までにご回答をいただきたい」「現状のご説明をお願いしたい」など、具体的な行動を示します。

期限を示すことで、管理会社側も対応の優先度を判断しやすくなります。
強制的な表現にする必要はなく、あくまで正式な依頼として整えることが重要です。

再催告書テンプレート

以下は、管理会社の対応が遅れている場合に送る再催告書のテンプレートです。
状況に応じて調整して使用してください。

再催告書テンプレートを提示する

再催告書
〇〇年〇〇月〇〇日
〇〇管理会社

ご担当者様
お世話になっております。〇〇号室の〇〇です。
〇〇年〇〇月〇〇日付で、〇〇に関する対応のお願いを差し上げましたが、

現時点においてご回答・ご対応を確認できておりません。
本件につきましては、住環境や共用部の利用に影響が生じており、

状況の確認および今後の対応についてご教示いただく必要があると考えております。
つきましては、誠に恐れ入りますが、〇〇年〇〇月〇〇日までに、

本件に関するご回答、または対応状況のご説明をいただけますでしょうか。
何卒ご対応のほど、よろしくお願い申し上げます。
住所

氏名

部屋番号

連絡先

再催告書の送付方法と管理

再催告書は、送付方法やその後の管理まで含めて意味を持ちます。
ここを曖昧にすると、次の段階に進みにくくなります。

送付形式（郵送・メール）の選択と比較

メールは手軽でスピーディーですが、公式性は弱めです。
郵送、とくに配達証明付きで送る場合は、記録性と正式性が高まります。

状況が深刻化している場合や、次の段階を見据える場合は、郵送を選択する価値があります。
ただし、形式そのものが効果を決めるわけではない点は押さえておきます。

送付タイミングと記録保存方法を整える

再催告は、初回依頼から一定期間が経過した後に行うのが基本です。
送付日を明確にし、控えや送信履歴を必ず保存します。

文書、メール、証拠資料は、ひとまとめにして管理しておくと、
後から経緯を説明する際に非常に役立ちます。

次回対応の手順と優先度を事前に決める

再催告後も対応がない場合に備え、次の手順を考えておきます。
管理会社内の上位窓口への連絡、書面での正式要請、外部相談先の検討など、段階を整理します。

前回と同じ対応を繰り返す前提ではなく、
次に進むための準備として再催告を位置づけることが大切です。